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クリエイティブディレクターが、毎日の大量メールを素早く処理するのに辿り着いた答え

 :     : 2021.10.19

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こんにちは。ディレクターのきっしーです。

役職柄クライアントとのやりとりは大量で、メールの返信をしながら要件をまとめたり、チームに指示を出している最中にもどんどんメールが来ることもしばしば。

繁忙期など、下手するとメールの処理だけで1日のほとんどを費やす日もあります。

この記事は、何とかこの大量のメールを素早く、かつ効率よく返信する事が出来ないか考えた結果、たどり着いた自分なりの精一杯の答えです。

回る負のループ

前提として、タイピングが遅いのでは?と言うこともありますが、若い頃、ゲームセンターでハマりにハマった往年の名作「ザ・ハウス・オブ・ザ・デッド 2」から派生したタイピングゲーム「ザ・タイピング・オブ・ザ・デッド」で無駄に鍛えたブラインドタッチがあるため、割とタイピングには自信があるのです。

、、、が、内容によっては長文のメールもあり、無駄に自信のあるブラインドタッチをもってしても時間がかかる場合があるので、どんどんメールが溜まってしまう負のループが回り始めるのです。

要領が悪かった幼少期を経て大人になり、文明の力を使いながら、その足りない部分を補ってきた自分ですが、何とか少ない手間で文章を書くことが出来ないか考えました。


きっしー

「そうだ!単語登録を使えば良いんだ!」

普段から単語登録を使っている方にとっては

「今更、何言ってるんだ?」

と思うかもしれませんが、自分にとってはまさに青天の霹靂でした。

単語登録が分からない方に説明しますと、パソコンをはじめとしたOS(オペレーティングシステム)に搭載されている、日本語入力システムの補助機能のこと。

日本語入力システムは主に、Microsoft IMEやGoogle日本語入力、ATOKや懐かしのことえりなどを指します。

その単語登録は、登録した文章を単語登録するだけで変換してくれる機能で、
例えば、

「お疲れ様です。きっしーです。」

と言う文章を「おつ」と単語登録すると、「おつ」と入力するだけで、「お疲れ様です。きっしーです。」と変換することができるのです。

単語登録しまくって仕事の効率を爆上げ

では、普通に打つのと単語登録するのとでは、どれだけ差が出るのでしょうか。
次の文章で試してみましょう。


「いつもお世話になっております。BOTAOきっしーでございます。
先日は、お忙しい中お時間を頂きまして誠に有難う御座いました。
ご依頼頂きました件に関しましては、早々に対応させて頂きますので少々お待ちいただけますと幸いでございます。
以上、引き続き宜しくお願い致します。」

では、初めは普通に打ってみましょう。

編集なしで打ちました。
ブラインドタッチには自信があると息巻いていましたが前言撤回です。。。


続いて単語登録した場合です。
単語登録には上から段落1は「いつ」、段落2は「せん」、段落3は「ごい」、段落4は「いじょ」で登録しています。

如何でしたでしょうか?
今回は極端に登録した場合をお見せしましたが、必ず冒頭で使う「いつもお世話に〜」や、締めで使う「以上、どうぞ宜しくお願いします。」などは登録しておくと使い勝手が良いですね。

ちなみにこの単語登録はスマホにも付いていて、メールアドレスや住所など日常的に使うものを登録すると非常に便利です。


この記事を書いた人

きっしー
クリエイティブディレクター / カメラマン
きっしー

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