「今週はもう無理！」を乗り切る。兼任担当者のための年間スケジュール引き算術

「また今週も更新できなかった…」と落ち込んでいませんか？

気がつけば金曜日の夕方。パソコンの画面を見つめながら、「あぁ、また今週もホームページのお知らせを更新できなかった」とため息をついていませんか。

お店のレジ応援に呼ばれたり、急な電話対応に追われたり、発注作業が長引いたり。現場で働いていると、予定していた時間が一瞬で消えてしまうのは日常茶飯事です。本業の対応に追われてWebの更新が後回しになり、そのまま何週間もストップしてしまう。そして、更新が止まったホームページを見ては自己嫌悪に陥る。

でも、安心してください。目の前の業務やお客様への対応が最優先なのですから、Webの更新ができなくて当然です。

計画が崩壊するのは、あなたのせいではありません

決めた通りに更新が進まないのは、あなたの能力が足りないからではありません。

多くの場合、スケジュールが崩れてしまう原因は、お店の繁忙期や毎日の突発的なトラブルといった本業の波を考慮していない計画そのものにあります。現場の業務は、毎日決まったペースで進むわけではありません。お客様が途切れない忙しい日もあれば、少しだけ息をつける日もあります。それなのに、毎日一定の時間をWebの作業に割り当てようとするから、少しでもイレギュラーなことが起きると計画が破綻してしまうのです。

毎週均等に頑張るというWeb業界のセオリーは捨てていい

Webの情報を集めていると、定期的な更新が大切という言葉をよく目にします。毎週何曜日に必ずブログを書く、毎日決まった時間にSNSを投稿する。たしかに理想的ですが、これはWebの更新だけを仕事にしている専任の担当者に向けたセオリーです。

私たちのような兼任の担当者が、今ある業務の上にさらに新しいタスクを積んでいく足し算の計画を立てると、あっという間に身動きが取れなくなります。現場で働く兼任担当者には、もっと別のやり方があります。

自社のペースに合わせる引き算のスケジュール術

ここからは、もっと頑張るのではなく、いかにして日々の負担を減らしていくかという視点で、スケジュールを立て直す具体的な方法をお話しします。

① 繁忙期はWebの更新をお休みすると堂々と決める

お店が一番忙しい時期は、思い切って更新作業をお休みすると最初から決めてしまいましょう。

たとえば飲食店なら年末年始、アパレルならセールの時期など、絶対に現場がバタバタすることがわかっている月があります。そんな時は、あらかじめスケジュールの予定表を空白にしておくのです。どうしても何かお知らせを出したい場合は、スマートフォンのカメラで撮った写真を1枚だけ載せるなど、極限まで作業のハードルを下げます。休むことを前提にしておけば、できなかったと落ち込むこともなくなります。

② 閑散期にネタの貯金を作っておく

逆に、お店が比較的落ち着いていて余裕がある時期には、少し先の分までまとめて文章や写真を作ってしまいます。

今日は少し時間があるなと思ったら、来月や再来月に載せる予定のお知らせをいくつか書き溜めておくのです。例えば、毎年必ず決まっている年末年始の営業時間のお知らせや、季節ごとの定型のご挨拶など、内容が大きく変わらないものから手をつけてみてください。そして、ホームページやSNSの機能を使って、指定した日時に自動で公開されるように設定しておきます。時間がある時に未来の自分のための貯金を作っておけば、いざ忙しくなった時に過去の自分が助けてくれます。

1年間を通して本業の波を味方につける運用計画

毎月、毎週の細かい作業に追われるのではなく、1年という長い目で大きな波を捉えてみましょう。

まずは、会社の1年間のカレンダーを思い浮かべてみてください。

この月はイベントがあって忙しい、この月はいつも比較的静かだ、という自社ならではの波があるはずです。例えば、12月と1月は現場の対応に専念して更新をお休みし、落ち着いてくる2月に春の準備をまとめて行うなど、その波に合わせてWebの予定をパズルのように当てはめていきます。忙しい月は作業を減らし、余裕のある月に少しだけ作業を増やすというように調整してみてください。現場が忙しい時期から作業をどんどん削っていくことで、自然と無理のない計画が出来上がります。

まとめ：自社専用の無理のない運用サイクルを手に入れよう

Webの更新が滞ってしまっても、決して自分を責める必要はありません。本業に一生懸命向き合っているからこそ、時間が足りなくなっているだけです。

繁忙期は休んでもいい。時間がある時にまとめてやればいい。そんな風に肩の力を抜いて、自社のペースに合わせた運用サイクルを少しずつ作っていきましょう。